Transport towarów spożywczych w ruchu międzynarodowym wiąże się z koniecznością spełnienia wielu wymogów formalnych. Załadunek, odprawa celna, aż po kontrolę sanitarną – na każdym etapie potrzebna jest kompletna dokumentacja. Żywność jest towarem wrażliwym, wymagającym zachowania wysokich standardów higienicznych i ściśle kontrolowanych warunków. Wymagane dokumenty zapewniają bezpieczeństwo przewozu i zgodność z przepisami nie tylko krajowymi, ale również państw, przez które towar będzie przewożony.
Dokumenty przewozowe i handlowe wymagane przy załadunku żywności
Pierwszym krokiem jest załadunek towaru u nadawcy. Już na tym etapie muszą zostać przygotowane odpowiednie dokumenty przewozowe i handlowe, które będą towarzyszyć ładunkowi przez całą drogę.
Faktura handlowa
Podstawowy dokument wystawiany przez sprzedającego (eksportera) na rzecz kupującego (importera). Zawiera opis towaru, ilość, wartość, walutę transakcji oraz dane obu stron. Faktura jest niezbędna do odprawy celnej i stanowi podstawę do ustalenia klasyfikacji towaru oraz należności celnych i podatkowych.
Specyfikacja towarowa (lista pakowa)
Dokument uzupełniający fakturę, wyszczególniający zawartość poszczególnych opakowań, wagę netto/brutto, liczbę opakowań itp. Ułatwia kontrolę towaru podczas załadunku i rozładunku, a organom celnym pozwala zweryfikować zgodność towaru z deklaracją.
List przewozowy CMR
Międzynarodowy list przewozowy wymagany w transporcie drogowym. Jest to dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu między nadawcą a przewoźnikiem. Zawiera dane nadawcy, odbiorcy, przewoźnika, opis ładunku, miejsce załadunku i rozładunku oraz instrukcje transportowe. CMR stanowi dowód przyjęcia towaru przez przewoźnika i jest podstawowym dokumentem kontrolowanym podczas ewentualnych inspekcji drogowych. Kierowca otrzymuje list CMR przy załadunku, a odbiorca potwierdza nim odbiór przesyłki.
Świadectwo pochodzenia towaru
Dokument wymagany w niektórych przypadkach, potwierdzający kraj pochodzenia żywności. Bywa potrzebny jeśli chcemy potwierdzić kraj pochodzenia towaru (świadectwo zwykłe) lub dodatkowo skorzystać z preferencyjnych stawek celnych wynikających z umów handlowych lub gdy wymaga tego odbiorca (świadectwo EUR 1). Świadectwa pochodzenia legalizowane są przez uprawnione organy (np. Krajową Izbę Gospodarczą lub Urząd Celno-Skarbowy) na wniosek eksportera.
Certyfikaty jakości lub dokumenty od producenta
W zależności od rodzaju żywności mogą być wymagane dodatkowe atesty potwierdzające, że towar spełnia określone normy. Przykładem może być certyfikat ekologiczny (dla żywności organicznej) albo wyniki badań laboratoryjnych partii towaru (np. świadectwo analizy składu, brak przekroczeń norm pestycydów czy mikroorganizmów). Dokumenty te budują zaufanie u odbiorcy i są często wymagane przy kontroli jakości.
W przypadku produktów pochodzenia zwierzęcego lub roślinnego przeznaczonych na eksport poza UE już na etapie załadunku należy zadbać o uzyskanie urzędowych świadectw zdrowia. Produkty pochodzenia zwierzęcego (mięso, nabiał, ryby, jaja itp.) muszą posiadać świadectwo weterynaryjne wystawione przez właściwe służby weterynaryjne kraju wysyłki. Dokument ten potwierdza, że żywność jest bezpieczna, pochodzi z zakładu zatwierdzonego i spełnia wymagania kraju importera. Produkty pochodzenia roślinnego (świeże owoce, warzywa, zboża, nasiona) wymagają z kolei świadectwa fitosanitarnego, wydawanego przez organy ochrony roślin w kraju eksportera, które potwierdza, że produkty są wolne od szkodników i chorób kwarantannowych. Bez tych świadectw towary nie zostaną dopuszczone do przewozu przez granicę, dlatego organizując transport międzynarodowy żywności, należy je uzyskać przed wysyłką.
W transporcie żywności bardzo ważne jest zachowanie ciągu chłodniczego i odpowiednich warunków przewozu. Przewoźnik powinien dysponować dokumentem potwierdzającym, że pojazd nadaje się do przewozu artykułów spożywczych, zwłaszcza tych szybko psujących się. Każdy pojazd wykorzystywany do międzynarodowego transportu spożywczego musi posiadać świadectwo zgodności z umową ATP. Jest to certyfikat potwierdzający, że dany pojazd spełnia wymogi porozumienia ATP (dotyczącego przewozu szybko psujących się artykułów żywnościowych w kontrolowanej temperaturze). Kierowca powinien mieć przy sobie aktualne świadectwo ATP pojazdu. W razie kontroli drogowej, służby mogą zażądać jego okazania. Brak tego dokumentu naraża przewoźnika na karę i może skutkować zatrzymaniem przewozu.
Dodatkowo kierowca oraz osoby mające kontakt z ładunkiem spożywczym muszą posiadać aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne (tzw. książeczka sanepidowska), które potwierdzają brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy z żywnością. Jest to wymaganie krajowe, ale powszechnie respektowane jako element troski o higienę w całym łańcuchu dostaw.
Po skompletowaniu dokumentów handlowych i dopilnowaniu wymogów sanitarnych na etapie załadunku, towar może wyruszyć w trasę. Kolejnym wyzwaniem są formalności graniczne, przede wszystkim odprawa celna, która wymaga dodatkowego zestawu dokumentów.
Międzynarodowy transport żywności. Jakie dokumenty należy przygotować do odprawy celnej?
Jeśli transport żywności odbywa się poza granice Unii Europejskiej lub z państwa trzeciego do UE, konieczna jest odprawa celna. Procedura celna ma na celu zgłoszenie towaru do importu lub eksportu, naliczenie należnych ceł i podatków oraz kontrolę zgodności przewozu z przepisami. Aby odprawa przebiegła sprawnie, wymagane są następujące dokumenty:
Zgłoszenie celne
Formalne zgłoszenie składane do urzędu celnego, zwykle przez agencję celną działającą w imieniu importera lub eksportera. Obecnie ma ono formę elektroniczną w systemach celnych, ale podstawą do jego przygotowania są dokumenty papierowe (faktura, list przewozowy itp.). W zgłoszeniu celnym deklaruje się m.in. kod towaru (według taryfy celnej), wartość, kraj pochodzenia, wagę oraz załącza wymagane pozwolenia i certyfikaty. Poprawne wypełnienie zgłoszenia jest niezbędne, aby uniknąć opóźnień lub błędnego naliczenia opłat.
Dokumenty handlowe potwierdzające dane w zgłoszeniu
Organ celny wymaga przedstawienia dokumentów źródłowych, przede wszystkim faktury handlowej oraz listy pakowej. Na ich podstawie weryfikowana jest deklarowana wartość i rodzaj towaru. Czasem wymagany bywa również kontrakt lub zamówienie, jeśli służby celne potrzebują dodatkowego potwierdzenia warunków transakcji.
Świadectwo pochodzenia
Jeśli eksporter lub importer chce skorzystać z obniżonej stawki celnej na mocy umowy o wolnym handlu, powinien przedstawić świadectwo pochodzenia (lub deklarację na fakturze) potwierdzające, że towar pochodzi z kraju objętego umową. Przykładowo, przy eksporcie polskiej żywności do kraju spoza UE, który ma umowę handlową z UE, świadectwo EUR.1 potwierdzi pochodzenie z Polski i umożliwi importerowi zapłacenie niższego cła.
Licencje i pozwolenia importowe/eksportowe
Niektóre towary spożywcze podlegają dodatkowym ograniczeniom. Na przykład import niektórych produktów może wymagać uzyskania pozwolenia lub spełnienia kontyngentu (jak ma to miejsce np. przy niektórych ilościach cukru, produktów mlecznych czy alkoholu). Jeśli produkt jest objęty nadzorem instytucji wydających licencje (np. ARR – Agencja Rynku Rolnego, obecnie KOWR – Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa, dla niektórych towarów rolnych), należy dołączyć odpowiednie pozwolenie. W transporcie żywności rzadko mamy do czynienia z towarami strategicznymi wymagającymi koncesji, ale warto upewnić się, czy przewożony asortyment nie podlega dodatkowym regulacjom.
Potwierdzenia spełnienia wymogów sanitarnych/weterynaryjnych
Głównym elementem odprawy żywności jest przedstawienie dowodów, że towar przeszedł wymagane kontrole sanitarne. W praktyce oznacza to dołączenie do zgłoszenia wyników kontroli inspekcji (weterynaryjnej, sanitarnej lub fitosanitarnej) lub odpowiednich dokumentów jak świadectwo weterynaryjne, fitosanitarne czy dokument CHED (o nim szerzej poniżej). Urząd celny przed zwolnieniem towaru sprawdzi, czy np. Graniczny Inspektorat Weterynaryjny lub Sanepid wydał pozytywną decyzję dopuszczającą żywność do obrotu. Bez takiej zgody, odprawa celna nie zostanie zakończona, a produkt nie może legalnie przekroczyć granicy.
Warto zaznaczyć, że wiele formalności celnych można przygotować zawczasu. Nasza profesjonalna agencja celna zadba o wcześniejsze zgromadzenie dokumentów, wypełnienie deklaracji oraz weryfikację poprawności danych. Dzięki temu transport z żywnością pojawiający się na granicy ma komplet dokumentów, a procedury przebiegają płynnie. Przy eksporcie poza UE spedycja zadba o wystawienie dokumentu wywozowego, zaś przy imporcie – o wszelkie zgłoszenia i opłaty celne. W przypadku tranzytu przez kraje trzecie, możliwe jest także skorzystanie z karnetu TIR lub procedury tranzytu celnego – są to dokumenty i mechanizmy umożliwiające przewóz towaru przez terytoria obcych państw w zamknięciu celnym, bez płacenia cła w tranzycie.
Kontrola sanitarna i weterynaryjna żywności. Co ma na celu?
Żywność przekraczająca granice państw (zwłaszcza granicę Unii Europejskiej) podlega ścisłym kontrolom wyspecjalizowanych służb. Celem jest zapewnienie, że do obrotu nie trafią produkty zagrażające zdrowiu ludzi, zwierząt lub roślin. W zależności od rodzaju żywności, transport może zostać skierowany do kontroli przez różne inspekcje: weterynaryjną, sanitarną, fitosanitarną oraz jakości handlowej. Każda z nich wymaga określonych dokumentów:
Graniczna kontrola weterynaryjna
Obejmuje wszelkie produkty pochodzenia zwierzęcego (zarówno surowe, jak i przetworzone) oraz pasze. Na granicy UE taką kontrolę przeprowadza Graniczny Inspektorat Weterynaryjny (GIW). Podstawowym dokumentem jest tu wcześniej wspomniane świadectwo weterynaryjne wystawione przez kraj eksportera. Dokument musi towarzyszyć przesyłce (oryginał wraz z ewentualnym tłumaczeniem). Inspektor weterynaryjny na granicy weryfikuje jego autentyczność i zgodność z towarem.
Ponadto spedytor lub importer zobowiązany jest dokonać zgłoszenia przesyłki do granicznej kontroli weterynaryjnej z wyprzedzeniem, zazwyczaj poprzez system TRACES (Trade Control and Expert System). W systemie tym generowany jest wspólny dokument wejścia (CHED-P) dla produktów pochodzenia zwierzęcego. Elektroniczny formularz, w którym podaje się informacje o przesyłce, nadawcy, odbiorcy, rodzaju towaru, kraju pochodzenia itp. Inspektor GIW po kontroli (dokumentów, a często także samego towaru i środków transportu) potwierdza w systemie CHED dopuszczenie towaru.
Wydrukowany i poświadczony dokument CHED-P staje się potwierdzeniem, że partia przeszła kontrolę weterynaryjną z wynikiem pozytywnym. Dopiero z takim potwierdzeniem można dokonać odprawy celnej i wwieźć towar do kraju. W przypadku eksportu z UE (np. polskiej żywności wysyłanej poza Unię), służby weterynaryjne kraju wywozu również wystawiają odpowiednie świadectwo, które będzie wymagane przez władze kraju docelowego.
Graniczna kontrola sanitarna
Dotyczy żywności pochodzenia niezwierzęcego, czyli produktów roślinnych i przetworzonych, które nie są objęte kontrolą weterynaryjną, a mogą stwarzać zagrożenie dla zdrowia ludzi. W Polsce za taką kontrolę odpowiada Państwowa Inspekcja Sanitarna (Sanepid), a dokładniej Państwowi Graniczni Inspektorzy Sanitarni. Nie każda żywność roślinna podlega obowiązkowej kontroli. Unia Europejska wyznacza wykaz produktów, które muszą być kontrolowane w sposób szczególny (są to np. wybrane suszone owoce, orzechy, przyprawy, żywność zawierająca określone dodatki, materiały do kontaktu z żywnością itp., często z konkretnych krajów, gdzie stwierdzono niezgodności).
Dla takich produktów obowiązuje wcześniej opisany system TRACES i dokument CHED-D (Common Health Entry Document). Importer lub jego przedstawiciel wypełnia pierwszą część CHED-D elektronicznie przed przybyciem towaru. Do zgłoszenia dołącza się posiadane świadectwa jakości zdrowotnej z kraju wysyłki (jeśli są wymagane przez przepisy UE lub odbiorcę) oraz inne dokumenty jak np. certyfikaty analizy laboratoryjnej. Inspekcja Sanitarna na granicy sprawdza dokumenty, może pobrać próbki do badań (np. w kierunku pozostałości pestycydów, aflatoksyn, metali ciężkich – zależnie od produktu) i po pozytywnym wyniku kontroli zatwierdza dokument.
Gdy produkt nie jest objęty obowiązkiem systemu TRACES, importer składa tradycyjny wniosek o graniczną kontrolę sanitarną zgodnie z polskimi przepisami. W obu przypadkach, po uzyskaniu zgody Sanepidu (dokument potwierdzający dopuszczenie towaru), można sfinalizować odprawę celną.
Kontrola fitosanitarna
Dedykowana jest nieprzetworzonym produktom roślinnym, materiałom siewnym, sadzonkom, świeżym warzywom i owocom, ziarnom, a także opakowaniom drewnianym (palety, skrzynie). Wykonuje ją Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa (PIORiN) poprzez swoich inspektorów fitosanitarnych na granicy. Dokumentem warunkującym wjazd roślin i produktów roślinnych jest oryginalne świadectwo fitosanitarne z kraju pochodzenia. Inspektor PIORiN sprawdza je, a także sam towar (czy nie widać śladów szkodników, ziemi, pleśni). Dodatkowo może zlecić bardziej wnikliwe oględziny lub badania.
Obecnie kontrola fitosanitarna również jest rejestrowana w systemie TRACES jako dokument CHED-PP (dla roślin i produktów roślinnych). Po pozytywnym wyniku kontroli inspekcja wydaje pozwolenie na przywóz, w formie pieczątki i adnotacji na świadectwie fitosanitarnym oraz zatwierdzenia dokumentu elektronicznego. Jeśli wszystko jest w porządku, towar może zostać dopuszczony do obrotu. W przypadku niezgodności (np. wykrycia żywych szkodników) inspekcja może zatrzymać partię, poddać ją zabiegowi dezynsekcji lub zawrócić/zneutralizować towar.
Kontrola jakości handlowej (WIJHARS)
Poza kontrolami stricte sanitarnymi importowana żywność, zwłaszcza świeże owoce i warzywa, podlega kontroli Wojewódzkiej Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (WIJHARS). Inspekcja sprawdza, czy produkty spełniają unijne standardy jakości handlowej, np. czy owoce mają odpowiednią kategorię jakości (Extra, kl. I, II), czy są właściwie oznakowane (kraj pochodzenia, klasa, kaliber) itp. WIJHARS może wymagać przedstawienia świadectwa zgodności z normami handlowymi wystawionego w kraju eksportera lub samodzielnie przeprowadzić inspekcję partii po przybyciu do kraju.
Jeśli dany produkt posiada zagraniczne świadectwo potwierdzające zgodność z normami UE (a kraj eksportera ma uznany system kontroli jakości), to dokument ten należy dołączyć do odprawy. W przeciwnym razie importer zgłasza towar do kontroli jakości w WIJHARS. Inspektor ocenia próbkę towaru i wystawia stosowne świadectwo w Polsce. Ten etap jest istotny zwłaszcza przy imporcie świeżych produktów rolno-spożywczych spoza UE. Brak spełnienia norm jakości może skutkować niedopuszczeniem partii do obrotu lub obniżeniem jej wartości, dlatego dokumentacja potwierdzająca jakość jest równie ważna co dokumenty sanitarne.
Jak widać, liczba wymaganych dokumentów podczas kontroli granicznej żywności jest znaczna. Każda inspekcja ma własne procedury i formularze, wszystkie jednak działają w jednym celu – ochrony konsumenta i krajowego rynku przed niebezpiecznymi produktami. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność ścisłej współpracy z instytucjami, aby szybko zdobyć wymagane zaświadczenia i decyzje. W praktyce organizacją tych działań zajmuje się często wyspecjalizowany spedytor lub agencja celna, która koordynuje kontrolę poszczególnych organów.
Bezpieczeństwo transportu żywności a kompletna dokumentacja. Skorzystaj ze wsparcia doświadczonej firmy spedycyjnej
Dokumentacja w transporcie żywności zapewnienia bezpieczeństwo i zgodności z przepisami. Każdy z opisanych dokumentów ma swoje konkretne zadanie. Potwierdza pochodzenie towaru, jego jakość, bezpieczeństwo zdrowotne oraz legalność przewozu. W branży spożywczej nie ma miejsca na zaniedbania. Niewłaściwie udokumentowany transport może skutkować zatrzymaniem towaru, nałożeniem dotkliwych kar, a nawet zniszczeniem produktu (gdy np. nie spełnia on norm sanitarnych). Co więcej, braki w dokumentach są przyczyną częstych opóźnień, które dla łatwo psującej się żywności oznaczają utratę przydatności do spożycia i poważne straty finansowe.
Kompletna, poprawnie zorganizowana dokumentacja to również kwestia bezpieczeństwa konsumentów. Dzięki wymaganym świadectwom i certyfikatom do obrotu dopuszczane są wyłącznie te produkty, które przeszły kontrolę pod kątem np. braku bakterii chorobotwórczych, odpowiedniego poziomu dodatków czy braku szkodników. Gdy produkt znajdzie się już na rynku, dokumenty pozwalają prześledzić jego drogę (traceability) – od miejsca pochodzenia towaru, przez proces produkcji, aż po dystrybucję. W razie wykrycia zagrożenia (np. skażenia) transparentność łańcucha dostaw umożliwia szybkie wycofanie konkretnej partii z rynku. Można więc śmiało stwierdzić, że dokumenty gwarantują zgodność z przepisami i przede wszystkim chronią bezpieczeństwo i zdrowie.
Powierzając transport żywności ekspertom, eksporter czy importer zyskuje pewność, że wszystkie zezwolenia, świadectwa i zgłoszenia zostaną uzyskane we właściwym czasie. Zespół ALLcom monitoruje proces na każdym etapie. Od sprawdzenia dokumentów przed załadunkiem, poprzez pilnowanie odprawy celnej, aż po nadzór nad kontrolami inspekcji sanitarnych. Dzięki temu nasi klienci mogą skoncentrować się na swoim biznesie, a nie na zawiłościach proceduralnych.
Podczas międzynarodowego transportu żywności wymagane są liczne dokumenty: handlowe, przewozowe, celne oraz te związane z kontrolą jakości i bezpieczeństwa żywności. Ich właściwe przygotowanie i skompletowanie warunkują szybkie dostarczenie towaru do odbiorcy. Doświadczenie i kompetencje ALLcom Gdynia w organizacji spedycji towarów spożywczych od trzydziestu lat przekładają się na bezpieczny, terminowy i zgodny z przepisami przewóz. W rezultacie żywność trafia na stoły konsumentów świeża, pełnowartościowa i przede wszystkim bezpieczna.. Pamiętamy również, że finalna lista niezbędnych dokumentów różni się w zależności od rodzaju spedycji (drogowa, morska, kolejowa bądź lotnicza) oraz odrębnych przepisów w kraju adresata. Realizujemy indywidualne potrzeby Klientów w zakresie międzynarodowego transportu spożywczego, zapewniając kompleksową dostawę produktów „door to door”.